От бумаги к цифре: преимущества электронного документооборота проявились в период пандемии
Каждый месяц в 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 создаются, регистрируются, рассылаются и публикуются тысячи документов, каждый из которых обязательно должен дойти до своего адресата. С переходом на дистанционный формат работы эта деятельность не останавливалась ни на один день. О том, как наличие организованного электронного документооборота помогло работникам Университета продолжать выполнять возложенные на них задачи в прежнем темпе, рассказала начальник Организационного управления 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 Лаура Усеинова.
Весной 2020 года в?связи с?распространением коронавирусной инфекции работникам 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 пришлось быстро перейти на?удаленный режим работы, в?том числе в?части документационного обеспечения деятельности Университета. Расскажите, пожалуйста, как без потерь удалось перенести рабочий процесс в?этот формат?
В?прошлом году начиная с?30?марта работники 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 не?имели права находиться на?своих рабочих местах, но?тем не?менее исполнение функций и?задач, возложенных на?Университет, необходимо было организовать в?полном объеме. С?этой целью 1?апреля 2020 года было оперативно издано распоряжение, предусматривающее возможность регистрации приказов, распоряжений, исходящих писем и?протоколов заседаний в?системе электронного документооборота на?основании их?скан-копий. Это позволило достаточно быстро решать все административные вопросы.
В?ситуации крайней необходимости: ГИА и?документооборот?— дистанционно
Многие учреждения, в?том числе образовательные, столкнулись с?рядом трудностей, вызванных резким переходом к?дистанционному документообороту. Чего смог избежать Университет благодаря использованию системы электронного документооборота и?делопроизводства ?Дело??
Система электронного документооборота и?делопроизводства ?Дело? внедрена в?Университете в?2012?году, и?с?каждым годом мы?увеличиваем как количество документов, работа с?которыми осуществляется в?электронном формате, так и?число работников, подключаемых к?этой системе. К?моменту начала пандемии основная масса административных работников уже использовала в?своей деятельности СЭДД ?Дело?. А?с?учетом того, что подключиться к?нашей системе электронного документооборота можно через интернет, сотрудники 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 оперативно получили возможность работать дистанционно.
О?том, как в?Университете проходил переход к?электронному документообороту, вы?можете прочитать в?материале ?Перезагрузки? Е.?Н.?Доброхотова: ?Вступив в?должность в?2007?году, увидела, что вся система управления кадрами и?документооборотом незаконная!?
Чем сложна дистанционная работа с?документами и?какие ее?особенности необходимо учитывать?
В?России на?треть вырос обмен через сервисы электронного документооборота
Дело в?том, что Санкт-Петербургский государственный университет является источником комплектования Центрального государственного архива Санкт-Петербурга и?документы, которые имеют постоянный срок хранения, должны передаваться на?государственное хранение в?оригинальном виде в?установленные законодательством сроки. За?период дистанционной работы на?основании скан-копий были зарегистрированы тысячи таких документов. Например, только в?Учебном управлении их?насчитывалось более 15?тысяч. Должностные лица 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入, подписавшие документы, должны были обеспечить представление оригиналов документов в?отдел документационного обеспечения в?оперативные сроки, а?работники указанного отдела обеспечить их?бесперебойный прием. В?связи с?тем, что не?все работники 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 имели возможность представить документы своевременно, основная трудность состояла в?том, чтобы собрать большое количество оригиналов документов для последующей передачи на?хранение.
Несколько месяцев назад должностным лицам, имеющим право подписи документов от?имени 188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入, снова была предоставлена возможность оформлять и?направлять на?регистрацию скан-копии документов. Насколько это полномочие помогло упростить работу и?каким образом?
188bet体育_188bet亚洲体育_点此进入 ректорского совещания от?22.01.2021
Действительно, в?условиях действующих до?сих пор ограничений использование такой возможности упрощает рабочий процесс, повышает скорость принятия решения и?оформления документов, позволяет оперативно издавать правовые акты. В?связи с?этим было принято решение о?продолжении регистрации документов на?основании их?скан-копий, и?7?декабря 2020 года издано новое распоряжение, но?уже с?учетом имеющегося опыта и?возникших трудностей. Данное распоряжение предоставляет такое право всем должностным лицам, которые имеют право подписи, но?с?одной оговоркой: оригиналы нужно сдавать регулярно, до?10?числа месяца, следующего за?регистрацией документа. При этом неисполнение обязанности по?своевременной сдаче документов влечет приостановление возможности использования такого права.